Акт списания алкогольной продукции

Для поддержания в актуальном состоянии остатков алкогольной продукции в системе ЕГАИС данные о всей реализованной, потерянной или испорченной продукции должны передаваться и фиксироваться в системе ЕГАИС.

Если маркированный алкоголь продается в розничном магазине, то его продажа обязательно проходит через кассу, а УТМ-модуль ЕГАИС формирует так называемый «чек», при фиксации которого в ЕГАИС остатки продукции автоматически уменьшаются. Во всех остальных случаях в ЕГАИС надо передавать акт списания.

Акт списания продукции является электронным документом в ЕГАИС, предназначенным для списания с остатков продукции, которая фактически на остатках не находится и не может быть списана иным способом. Указанным документом также списывается естественная убыль и производственные потери по продукции, которая находится на остатках по ЕГАИС. Списание продукции производится в случае оформления первичного учетного документа.

Алкогольная продукция одновременно числится в трех реестрах:

• ЕГАИС
• Склад "Торговля.онлайн"
• Копия базы ЕГАИС в "Торговля.онлайн", синхронизируемый с данными в ЕГАИС

Причинами списания могут быть: пересортица, недостача, уценка и т.д. Слабоалкогольная продукция (пиво, сидр, пуаре и т.д.) также подлежит списанию по причине "Реализация".

Крепкая алкогольная продукция, в общем случае, не может списываться актом списания с баланса по причине "Реализация". При продаже крепкой алкогольной продукции ее списание в ЕГАИС выполняется автоматически (по факту отправки чека в ЕГАИС при продаже). Списание в "Торговля.онлайн" выполняется при получении и проведении актов продажи при синхронизации кассы и веб-приложения.

Списание продукции выполняется со всех складов, однако, возможны ситуации, когда между складами возникает рассинхронизация. В этом случае, акт списания с баланса позволяет выполнить списание продукции только с указанных складов.

Просмотр актов списания алкоголя

1. Для перехода на страницу актов списания ЕГАИС откройте вкладку "Алкоголь", перейдите в раздел "Списания".

Переход к актам списания в разделе "Алкоголь"

2. На открывшейся странице представлена таблица со всеми актами списания ЕГАИС, сформированными системой или пользователем, с указанием текущих статусов и отсортированные по дате акта.

Акты списания могут создаваться в системе двумя способами:

• Пользователем вручную при необходимости списания алкогольной продукции.
• Системой автоматически на основании кассовых документов (при розничной продаже алкогольной продукции).

Создание акта списания с регистра №1

3. Для создания документа в ручном режиме на странице актов списания нажмите "+ Документ". В выпадающем меню выберите "Акт списания Регистр №1".

Создание акта списания с первого регистра в ручном режиме

Откроется страница нового акта списания. Дата акта будет заполнена автоматически текущей датой. При необходимости, измените ее.

ФСРАР ИД

4. В поле "Компания в ЕГАИС" выберите компанию, зарегистрированную в ЕГАИС, с необходимым ФСРАР ИД. В последующем сформированный акт списания будет отправлен в ЕГАИС от имени выбранной компании. Если в группе системы "Торговля.онлайн" добавлена только одна компания ЕГАИС, она будет подставлена в поле автоматически.

Выбор ФСРАР ИД

Компания и подразделение

5. Заполните поле "Компания". Если в группе настроена работа с ЕГАИС для разных компаний, то в выпадающем списке "Компания" будет доступно несколько позиций для выбора.

6. Заполните поле "Подразделение". Если к УТМ, для которого настроено подключение в системе, привязаны несколько обособленных подразделений, то в выпадающем списке "Подразделение" будет доступно несколько позиций для выбора.

Выбор компании и подразделения

Причина списания

7. Заполните поле "Причина списания".

Основаниями для списания продукции в ЕГАИС могут выступать:

• Пересортица – недостача продукции в результате пересортицы.
• Недостача – недостача продукции в результате ее хищения, злоупотребления материально ответственных лиц, ошибок учета, естественной убыли и т.д.
• Уценка – списание продукции в результате порчи.
• Порча - списание продукции, не подлежащей дальнейшей реализации по причине боя, истечения срока годности или порчи.
• Потери - потери продукции при транспортировке.
• Производственные потери - списание продукции в результате производственных потерь.
• Проверки - списание продукции, израсходованной на лабораторные нужды для прохождения добровольной проверки качества, рекламные образцы.
• Арест - списание продукции изъятой из оборота, арестованной продукции или конфискованной продукции по решению суда.
• Реализация - розничная реализация продукции, не подлежащей фиксации в ЕГАИС.
• Иные цели - списание продукции в том случае, когда невозможно считать штриховые коды с марок.

Выбор причины списания

Места списания

В общем случае, списание продукции выполняется со всех складов:

• ЕГАИС
• Склад "Торговля.онлайн"
• Копия базы ЕГАИС в "Торговля.онлайн", синхронизируемый с данными в ЕГАИС

Однако, возможны ситуации, когда между складами возникает рассинхронизация. В этом случае акт списания с баланса позволяет выполнить списание продукции только с указанных складов.

8. В блоке "Места для списания" выберите склады, с баланса которых необходимо выполнить списание.

Если акт списания сформирован автоматически на основе кассового документа закрытия смены, то места для списания будут выбраны не все:

• "Копия базы ЕГАИС" - для крепкого алкоголя.
• "Копия базы ЕГАИС" и "ЕГАИС" - для слабоалкогольной продукции.

В этом случае менять настройки мест списания крайне не рекомендуется.

Складская позиция

9. Выбор складской позиции может осуществляться двумя способами:

• начните вводить первые символы наименования складской позиции в поле ввода;
• используйте диалог расширенного поиска, как описано при связывании складской позиции в инструкции приемки ТТН, нажав на кнопку с лупой в ячейке "Складская позиция".

Выбор складской позиции для списания

Справка 2

После выбора складской позиции содержимое ячейки "Справка 2" заполняется значением по умолчанию "Автоматически". Это означает, что номер справки 2 для списания будет выбран системой в автоматическом режиме: при списании алкогольной продукции используется метод FIFO (т.е. приоритетное списание алкогольной продукции, поступившей первой).

Значение по умолчанию в поле "Справка 2"

10. Если для списания необходимо выбрать продукцию из конкретной поставки, то нажмите на лупу в ячейке "Справка 2".

Переход к расширенному поиску документа поставки

В открывшемся окне выберите требуемое значение нажатием на строку с описанием документа поставки.

В колонке "Регистр №1" всплывающего окна отображается количество товара, по указанной Справке 2, находящееся на Регистре №1. При этом при наведении на данную ячейку будет дополнительно отображено:

• количество товара с соответствующим алкогольным кодом, находящееся на Регистре №2;
• количество товара, которое возможно вернуть по указанной Справке 2 на Регистр №1.

Расширенный поиск документа поставки алкогольной продукции с отображением доступного количества

После выбора документа поставки значение справки 2 подставится в поле ввода вместо значения "Автоматически".

Количество для списания

Для слабоалкогольной продукции

11. Введите количество товара для списания в поле ввода "Кол-во".

Для маркированной алкогольной продукции

12. Для маркированной алкогольной продукции необходимо выполнить сканирование/поиск марок для списания. Для этого нажмите на поле "Кол-во" в строке с маркированной алкогольной продукцией.

Переход к выбору марок для списания

При вводе марок возможно выполнить сканирование марки с помощью сканера штрих-кодов или ручного ввода. Находясь на вкладке "Сканер", выполните сканирование марки: найденная марка будет подсвечена зеленым цветом в поле "Марки на балансе"; нажмите ">" для перемещения марки в поле "Марки для списания". Если марка перемещена по ошибке, нажмите "<" для ее возврата в поле "Марки на балансе". Используйте ">>" и "<<" для быстрого перемещения всех марок из поля "Марки на балансе" в поле "Марки для списания", и наоборот.

Считывание марок для списания сканером

При ручном поиске марки на вкладке "Ручной ввод марки" заполните серию и номер марки, нажмите клавишу "Enter": найденная марка будет подсвечена зеленым цветом в поле "Марки на балансе", процесс перевода марки в поле "Марки для списания" и обратно аналогичен описанному при использовании сканирующего устройства.

Марки, добавленные для списания

По завершению ввода марок по позиции закройте окно. Значение поля "Кол-во" для обработанной позиции должно измениться на количество марок, переведенных в поле "Марки для списания".

Цена

13. Введите стоимость единицы продукции в поле "Цена". Поля "Сумма" для товарной строки и "Итого" для всего документа будут пересчитаны автоматически.

Заполнение стоимости алкогольной продукции

14. После ввода всех обязательных данных акта списания нажмите "Создать".

Завершение создания акта списания

Будет создан документ с введенными ранее данными в статусе "Черновик". В дальнейшем его можно редактировать и/или отправлять на проведение.

Создание акта списания с регистра №2

Акт списания с регистра №2 создается также со страницы актов списания ЕГАИС нажатием кнопок "+ Документ" и "Акт списания Регистр №2".

Кнопка создания акта списания со второго регистра

Форма создания документа и логика работы, в целом, очень похожи на акт списания с первого регистра, подробно описанный выше в пунктах 4-14, но есть и особенности. Они перечислены ниже.

Алкогольная позиция

В табличной части с товарными позициями вместо колонки "Справка 2" необходимо заполнить колонку "Алкогольная позиция" (выбрать алкогольный код). Одной складской позиции в Торговля.Онлайн может быть сопоставлено несколько алкогольных позиций из ЕГАИС (например, когда одна и та же продукция приходит с разных заводов-производителей и поэтому будет иметь разные алкогольные коды в ЕГАИС).

Нажмите на поле "Алкогольная позиция" и выберите из выпадающего списка. При наведении на пункты выпадающего списка на экране появится всплывающая подсказка с более подробным описанием алкогольной позиции.

Выбор алкогольной позиции в акте списания

Количество для списания

Колонка "Кол-во" в акте списания со второго регистра, вне зависимости от типа алкогольной продукции (как для крепкой, так и пивной), должна быть заполнена числовым значением в ручном режиме, при этом контроль количества для списания отсутствует, поскольку второй регистр позволяет списывать продукцию в минус.

Заполнение количества для списания

Проведение акта списания

Чтобы движения алкогольной продукции зафиксировались на выбранных складах, необходимо выполнить проведения документа акта списания. Алгоритм запуска проведения акта списания как с первого регистра, так и со второго, одинаков. Списание продукции выполняется со складов в следующем порядке:

• Копия базы ЕГАИС в "Торговля.онлайн", синхронизируемый с данными в ЕГАИС
• ЕГАИС
• Склад "Торговля.онлайн"

Если в акте списания выбраны не все места для списания, то списание продукции будет выполнено только с указанных складов.

15. Для проведения акта списания перейдите на карточку документа и нажмите "Провести".

Отправка акта списания на проведение

16. Подтвердите начало проведения акта списания.

Подтверждение проведения акта списания

После подтверждения проведения акт списания будет последовательно переходить в следующие статусы:

• "Требуется проведение" - обработка системой "Торговля.онлайн" перед отправкой в ЕГАИС
• "Отправка в ЕГАИС" - отправка акта списания в ЕГАИС
• "Доставлен в ЕГАИС" - документ доставлен и находится на обработке в ЕГАИС
• "Принят в ЕГАИС" - документ успешно принят системой ЕГАИС
• "Проведение" - документ проводится на складе "Торговля.онлайн"
• "Проведен" - документ проведен на складе "Торговля.онлайн"

Переход в статус "Проведен" означает, что акт списания успешно проведен на всех выбранных складах, все необходимые транзакции успешно выполнены.

Если в ходе проведения возникла ошибка, перейдите на карточку документа и ознакомьтесь с детальной информацией, нажав на кнопку "i" в правом верхнем углу.

Просмотр информации об ошибке проведения

<  Вернуться к оглавлению